Канбан-доска показывает, на каком этапе каждая задача, но только пока статусы совпадают с вашим реальным процессом. Если колонки придуманы наугад и правил перехода нет, канбан-доска для команды через пару недель перестаёт отражать реальность.
Что такое канбан простыми словами
В канбане работу ведут через видимые этапы. Задачу записывают на карточку, и карточка движется по колонкам слева направо: от «нужно сделать» до «готово».
Канбан-доска выглядит так: несколько вертикальных колонок с карточками, на каждой карточке название задачи, исполнитель и срок. По доске видно, что делать и где работа стоит.
Что такое WIP в канбане
WIP (от work in progress, «начатая работа») в канбане означает лимит на число карточек, которые одновременно находятся в колонке. Например, в «В работе» не больше двух карточек на человека: пока не закончил одну, новую не берёшь. Для небольшой команды это самое полезное правило метода, потому что оно не даёт начинать всё подряд и ничего не заканчивать.
Чем канбан отличается от списка задач
Список отвечает на вопрос «что сделать». Доска показывает, что происходит с задачами сейчас.
| Список задач | Канбан-доска |
|---|---|
| У задачи обычно два состояния: сделано или нет | Видно этап задачи: в работе, на проверке, ждёт ответа |
| Узкие места часто незаметны | Скопление карточек в одной колонке сразу показывает затор |
| Трудно понять, сколько всего начато | Лимит WIP ограничивает число начатых задач |
| Удобен для личных дел | Удобна для общей работы, где задачи передают друг другу |
Какие колонки делать на канбан-доске
Статусы канбан-доски выводите из того, что реально происходит с задачей. У каждого статуса должно быть правило перехода: что сделано, чтобы карточка сдвинулась дальше. Вот три примера канбан-доски для разных процессов.
Разработка и задачи продукта
- Очередь. Задача уходит в работу, когда у неё есть описание и критерий готовности.
- В работе карточка стоит, пока исполнитель не закончит и не приложит результат.
- Проверка: второй человек смотрит результат, и если замечаний нет, карточка двигается дальше.
- Готово. Задача выпущена или передана.
Контент и маркетинг
- Идеи. Тема переходит в черновик, когда выбраны формат и ответственный.
- Черновик остаётся черновиком, пока текст не написан целиком.
- Согласование заканчивается одним итоговым «да».
- Запланировано: в карточке стоит дата публикации.
- Опубликовано.
Внутренние запросы коллег
- Входящие. Запрос забирают отсюда, когда понятно, кто его берёт.
- В работе он остаётся, пока не выполнен или не упёрся во внешнюю причину.
- Ждём ответа. Это отдельный статус для того, что зависит не от вас, и у такой карточки всегда указано, от кого ждём и до какого дня.
- Закрыто.
Если правило перехода не получается сформулировать одной фразой, колонка, скорее всего, лишняя. Начинайте с четырёх-пяти статусов, а новый добавляйте, только когда карточки регулярно застревают между двумя этапами.
Как пользоваться канбан-доской каждый день
- Карточку двигает исполнитель
Тот, кто делает задачу, сам переносит её дальше, причём сразу, как выполнено правило перехода. Если двигать карточки раз в неделю, доска всё время отстаёт от работы.
- У карточки один владелец
Если на одной карточке два исполнителя, задачу пора разделить.
- Короткий разбор доски
Раз в два-три дня команда тратит от 10 до 15 минут и идёт по доске справа налево: сначала то, что почти готово, потом новое.
- Новую карточку берут по лимиту
Пока колонка «В работе» заполнена, новую карточку не берут. Освободившийся человек помогает закончить начатое.
Что делать с застрявшими карточками
Если карточка стоит в одном статусе дольше обычного, задайте на разборе три вопроса:
- что мешает;
- кто может помочь;
- можно ли разбить задачу на меньшие.
Если причина внешняя, переносите карточку в «Ждём ответа» с датой. Карточку, которая потеряла смысл, просто закройте.
Не прячьте затор за новыми колонками вроде «Почти готово»: от переименования проблемы работа быстрее не пойдёт.
Почему канбан-доска не работает в небольшой команде
Обычно причин три:
- колонки придуманы наугад;
- никто не договорился, кто двигает карточки;
- доска живёт отдельно от документов и обсуждений.
В последнем случае за описанием задачи приходится уходить в другой сервис, и со временем доску перестают открывать.
Проще, когда доска служит видом той же базы задач и лежит рядом с документами. В Integrity базу данных можно показать канбаном, календарём, таймлайном, галереей или графиками, а сами базы связать между собой. Так одни и те же канбан-задачи видны и по статусам, и по срокам.
Документы, холсты, базы данных и ИИ-чат лежат в одном проекте. Холст и документ можно открыть рядом, и окон может быть сколько угодно: например, схему процесса и регламент с правилами перехода.
ИИ-ассистент работает с заметками, документами и структурой выбранного проекта, а не только с текущей перепиской.
С чего начать
Чтобы сделать канбан-доску, возьмите один набор статусов и запишите правило перехода для каждой колонки. Первый разбор проведите через два дня. Переносить всё сразу не нужно: можно начать с одного проекта, а для регистрации на бесплатном тарифе карта не нужна.
Источники
- Integrity — рабочее пространство с документами, базами данных, холстами и ИИ-чатом в одном проекте
- Integrity — регистрация — бесплатный тариф и начало работы
Частые вопросы
Можно ли смотреть одни и те же задачи и канбаном, и календарём?
Да. В Integrity базу данных можно показать канбаном, календарём, таймлайном, галереей или графиками, поэтому задачи видны и по статусам, и по срокам.
Где хранить описания задач, чтобы доска не жила отдельно от документов?
В Integrity документы, холсты, базы данных и ИИ-чат находятся внутри одного проекта, так что доска и документы по задачам лежат рядом.
С какими материалами работает ИИ-ассистент?
Ассистент работает с заметками, документами, изображениями и структурой выбранного проекта, а не только с текущей перепиской.
Нужна ли банковская карта, чтобы попробовать?
Нет, для регистрации на бесплатном тарифе карта не нужна.
Обязательно ли переносить все проекты сразу?
Нет, переносить всё в первый день не нужно: можно начать с одного проекта.